Surat dinas adalah jenis surat resmi yang digunakan dalam lingkungan kerja atau instansi pemerintahan. Surat dinas sering digunakan untuk keperluan menyampaikan informasi atau keputusan penting dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya.
Langkah-langkah Membuat Surat Dinas
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat surat dinas yang baik dan benar:
1. Tentukan Format Surat
Sebelum membuat surat dinas, tentukan terlebih dahulu format surat yang akan digunakan. Format surat dinas biasanya mengikuti standar format surat resmi yang telah ditetapkan.
2. Isi Surat
Isi surat dinas harus jelas, terstruktur, dan mudah dipahami. Gunakan bahasa yang formal dan sopan dalam penulisan surat dinas. Jangan lupa untuk menyertakan nomor surat, tanggal surat, serta sapaan pembuka dan penutup yang sesuai.
3. Gunakan Kata Pengantar
Kata pengantar atau kata pembuka dalam surat dinas digunakan untuk memperkenalkan isi surat. Kata pengantar harus singkat, padat, dan jelas. Gunakan kalimat yang mudah dipahami dan hindari penggunaan kata-kata yang tidak perlu.
4. Tulis Isi Surat
Isi surat dinas harus disusun dengan rapi dan terstruktur. Bagi isi surat dinas menjadi beberapa paragraf yang berisi informasi yang jelas dan mudah dipahami. Hindari penggunaan kalimat yang panjang dan rumit.
5. Gunakan Bahasa yang Jelas
Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami dalam penulisan surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau sulit dipahami. Gunakan istilah yang sesuai dengan konteks yang dimaksud.
6. Sertakan Lampiran
Jika surat dinas membutuhkan lampiran, sertakan lampiran tersebut dalam surat dinas. Sebutkan jumlah lampiran dan jenis lampiran yang disertakan dalam surat dinas.
Contoh Surat Dinas
Berikut adalah contoh surat dinas yang baik dan benar:
Format Surat Dinas
Nomor Surat : 001/SD/VI/2021
Lampiran : –
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi
Kepada Yth,
Kepala Sekolah SD Negeri 1
Di Tempat
Dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan di wilayah Kabupaten ABC, kami mengundang Bapak/Ibu Kepala Sekolah SD Negeri 1 untuk menghadiri rapat koordinasi yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 12 Juni 2021
Waktu: Pukul 09.00 WIB
Tempat: Aula Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten ABC
Acara: Evaluasi Program Pendidikan Tahun 2021
Demikian undangan ini disampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Kepala Dinas Pendidikan
Kabupaten ABC
(Nama Pejabat)
Kesimpulan
Membuat surat dinas memerlukan ketelitian dan kejelasan dalam penulisan. Pastikan surat dinas yang dibuat memenuhi kriteria surat resmi yang baik dan benar. Dengan mengikuti panduan di atas, diharapkan dapat membantu Anda dalam membuat surat dinas yang efektif dan efisien.
